我縣辦公室系統建設的調查與思考
辦公室是各級行政領導機關的辦事機構，是機關對內、對外的窗口，是直接為領導工作服務的部門。辦公室具有執行者和領導者的雙重角色，是一個機關溝通上下左右關系的樞紐和橋梁，是領導的重要參謀和助手，其工作地位特殊、關系重大，稍有不慎就會帶來全局性的影響。因此，要做好新形勢下的辦公室工作，也就要求我們要進一步轉變工作作風、改進工作方式、加大服務力度、提高服務質量。
為此，我辦組織力量對辦公室系統建設進行了專題調研，向全縣各鄉鎮和縣級各部門下發了調查問卷，共收回80份，其中，鄉鎮29份，縣級部門51份；此外，還組織調研組到等6個鄉鎮和財政局、教育局、規劃建設局、農業局、畜牧食品局、供銷社等6個縣級部門進行了座談，綜合各方情況，我們對辦公室系統建設有如下思考：
一、我縣辦公室系統的現狀
（一）辦公室系統隊伍建設情況。全縣辦公室隊伍534人，平均年齡38.9歲。其中，公務員200人，占37.5%；事業編制145人，占27.2%；工勤95人，占17.8%；借用人員94人，占17.6%。大專以上學歷343人，占64.2%，高中及以下學歷191人，占45.8%。能熟練操作電腦229人，占42.9%。鎮等8個鄉鎮和財政局、水利農機局等15個縣級部門設有專職信息員和電子政務工作人員，其余鄉鎮和部門均為兼職人員。
（二）辦公室系統辦公環境。各鄉鎮、縣級各部門均配有1-2間辦公室和專用檔案室，打印機、傳真機等現代化辦公用品基本齊全，按照有關保密規定的要求，基本做到了一機一網、專機專網，杜絕了黨政網和互聯網混用現象的發生。為便于工作的開展，個別條件較好的鄉鎮和縣級部門設立有打印室，同時撥有專項辦公經費，其他鄉鎮和縣級部門基本上也做到了實報實銷。總的來說，隨著經濟的發展和辦公室作用的不斷顯現，全縣辦公室系統辦公環境得到了一定的改善，基本能夠滿足工作需要。
（三）辦公室系統履職情況。，全縣辦公室系統共收文103432件，其中，鄉鎮收文49204件，縣級部門收文54228件；共發文17390件，其中，鄉鎮發文7369件，縣級部門發文10021件。辦公室系統共計籌辦大型會議2117個，其中全縣性會議188個；舉辦大型活動595個；撰寫文稿5099篇；撰寫調研報告365篇，在市級以上刊物和媒體發表82篇。
二、辦公室系統建設存在的問題
（一）部分單位對辦公室工作重視、關心不夠。部分鄉鎮、縣級部門對辦公室工作認識有誤區，認為辦公室就是“打雜的”、“只會用錢的”部門，忽視了辦公室的參謀助手和綜合協調作用，在人、財、物等方面不能給予辦公室足夠的支持。一是在用人上，辦公室人員受到提拔重用的機會相對更少，近兩年來，全縣辦公室系統干部職工提拔到副科級領導崗位上的僅2人。二是在經費上，除鎮等7個鄉鎮黨政辦和文體局、總工會、團縣委等6個部門辦公室有－60000元不等的專項辦公經費外，其余單位均無專項辦公經費。三是在硬件上，辦公條件較差。突出表現為辦公電腦嚴重缺乏，特別是鄉鎮，鎮等12個鄉鎮黨政辦僅有電腦1臺，只能滿足黨政網公文傳輸需要。
（二）辦公室隊伍存在“三少”。一是年輕人少。全縣辦公室隊伍平均年齡超過40歲的鄉鎮和部門有32個，占40%，其中，平均年齡超過45歲的有11個，占13.8%。辦公室隊伍嚴重老齡化的主要原因是：辦公室工作繁雜，工作時間也不能象其他部門（站所）一樣靈活安排，且加班時間多，又沒有相應的補貼，所以其他部門（站所）人員不愿到辦公室工作；同時，我縣公務員隊伍考錄名額很少，新進公務員只有極少部分被安排到辦公室工作，造成辦公室隊伍年齡結構斷擋，如宋家鎮最年輕的公務員也已經38歲。二是從事具體工作的人少。鄉鎮在機構改革后，大部分鄉鎮把退二線的老同志和負責宣傳、組織、人事工作的同志歸口到黨政辦，造成黨政辦人數雖多但從事具體工作人少的局面。如鎮黨政辦現有19人，實際從事辦公室具體業務的只有6人；銀山鎮黨政辦現有15人，實際從事辦公室具體業務的只有5人。縣級部門也大多將專職司機歸口到辦公室，如縣教育局辦公室在編人員14人，實際從事辦公室具體業務的只有3人；規劃和建設局辦公室人員現有10人，其中，司機和門衛就占到7人。三是專業人員少。文秘人員嚴重缺乏，這也是收回的調查問卷中反映最突出的問題。超過三分之二的鄉鎮黨政辦和近一半的縣級部門辦公室能擔任文秘工作的只有1人，其中，鎮、縣規劃和建設局、縣農業局等單位都是由辦公室主任親自從事文秘工作。并且，現有的文秘人員也基本上沒有接受過正規系統的業務培訓，在草擬文件和寫作文稿方面，基本上屬于“依樣畫葫蘆”、“摸著石頭過河”，制發的文件和草擬的文稿質量不高。鄉鎮黨政辦在收發文程序的各個環節上還很不規范。所以，部分單位的領導在重要的文稿寫作上，不得不親自動手。同時，各鄉鎮黨政辦能熟練操作電腦的只占27%，鎮等鄉鎮黨政辦甚至只有1個人會電腦。
（三）辦公室日常工作多，創新工作少。一是文件制發泛濫，隨意性發文現象嚴重。雖然縣委辦、縣政府辦每年都發文要求控制發文數量，但從調研情況看，文件濫發的現象并未得到遏制。，鄉鎮黨政辦平均收文近1892件，發文283件，縣級部門平均收文1085余件，發文200件，最典型的是縣財政局，收文數量高達5179件，發文1802件，平均每個工作日僅是公文處理量就達到29件。收發的文件大部分都要求以正式文件形式上報，甚至部門工作的年終總結也要求以正式文件形式報送，使節儉的無紙化辦公又回到了耗費物力、人力、財力的原始辦公。二是工作創新少。辦公室主要精力被迫用于應付這些事務性工作，對自身工作總結反思少，調研工作少。本次調查中，只有縣財政局辦公室創新了“工作代理ab崗制度”，其余的單位都沒有創新工作。同時，辦公室開展調研少，客觀上，領導極少安排辦公室人員調研機會，辦公室人員也忙于應付事務性工作，主觀上，辦公室人員也缺乏工作主動性，導致辦公室對單位全面工作不熟悉，文件和文稿草擬多為“閉門造車”，缺乏針對性。信息工作滯后，全縣有法院、財政局、審計局等26個單位辦有信息刊物，僅占32%，辦公室參謀助手作用發揮不明顯。
（四）上級部門的指導、管理不到位。辦公室與其他職能股室（站所）不同，沒有明確的主管部門，縣委辦、縣政府辦雖然是上級部門，卻沒有直接的業務隸屬關系，在管理上存在真空。同時，辦公室工作無法量化，難以統一考核標準，難以進行評定、表彰。近十年來，全縣沒有對辦公室人員進行過系統的辦公室工作培訓，也沒有組織召開會議對辦公室工作進行指導，沒有對辦公室工作進行表彰。所以，辦公室人員缺乏歸屬感，缺乏榮譽感，工作熱情不高。
二、對策建議
（一）領導重視要到位。領導重視是做好辦公室工作的關鍵。一是加大辦公室工作人員提拔重用力度。各級各部門在選拔任用干部時，應打破身份限制，優先考慮綜合能力強、工作成績突出的辦公室工作人員，對特別優秀的辦公室事業干部，可以破格提拔為行政實職副科級領導。二是全力保障工作經費。對辦公室特殊崗位，如黨政網專職工作人員，可以給予適當的崗位補貼，使辦公室人員安心工作。三是重視辦公室硬件建設。辦公室至少應配備黨政網、黨政外網等兩臺專用電腦，另外，傳真機、打印機、復印機、數碼相機等辦公設備也應配齊。
（二）人員保障要到位。一是優化辦公室人員年齡結構。對新考入公務員（除有特殊要求外）首先安排到辦公室鍛煉，既有利于辦公室年齡結構逐步年輕化，也有利于新入公務員快速、全面了解本單位情況，盡快進入角色、適應工作。在公務員數量不足的情況下，采取輪崗制，按照個人自愿和組織安排相結合的方式，以2－3年為一個周期，讓更多的年輕人輪流到黨政辦工作。二是提升現有人員綜合素質。積極為辦公室人員提供參與協調處理重大問題的機會，提高其綜合協調能力；努力挖掘辦公室人員內在潛力，充分發揮老同志的傳、幫、帶作用，幫助年輕人成長；全面落實多崗鍛煉和工作代理ab崗制度，使辦公室人員成為能夠勝任不同崗位工作的多面手，避免因一人脫崗而其工作無人接替現象。三是加強專業人才隊伍建設。建立辦公室領導干部和文秘人員后備庫，加強對后備人員的理論和業務培訓；適當放寬對辦公室選人用人的種種限制，將優秀的文秘人才引入辦公室隊伍。
（三）主動工作要到位。一是進一步遏制發文過濫現象。從縣委辦、縣政府辦做起，每年初對縣級各部門全年發文數量進行規定，可根據上年發文總數的90%來確定上限，以后按此比例逐年遞減；對縣制發的文件，不要求鄉鎮每件都寫出對應的實施方案、總結，努力避免“以文件落實文件”；對鄉鎮、部門上報的各類材料，能不用公文形式的，盡量不用公文；進一步規范使用黨政網“公文交換箱”，縣信息辦應該定期清查，對發文單位不分主送單位一律全縣普發的、按規定不該進入公文交換箱的，由縣委辦、縣政府辦督查室進行通報批評。二是進一步規范發文程序。嚴格按照文件起草、辦公室文字初核、分管領導會簽、主要領導簽發、辦公室和起草部門共同校核、印制正式文件的程序發文。實行涉秘文件專人管理制，由專人收發密級文件，并按照密件登記、送領導審閱、閱后立即收回、另行交辦、專柜存檔、年終交回發文部門的程序嚴格涉秘文件的辦理。三是加強無紙化辦公管理。除涉密或有特殊規定的公文、資料外，其他公文、資料都應該通過黨政網“公文交換箱”或“個人資料交換箱”進行傳送，盡量減少紙質材料打印，逐步實現無紙化辦公。四是建立超前快捷的信息調研機制。開展全員辦信息調研，將信息調研工作納入辦公室崗位目標責任制中，任務量化到人，可實行辦公室工作人員聯系行業及股室工作的信息調研工作機制，分口負責信息調研工作。各單位可以自辦信息調研刊物，出版間隔時間由各單位自定，為領導了解情況及決策提供依據。實施信息調研采編獎勵，各單位可根據自身情況對信息調研文章的編寫及被上級部門采用給予獎勵，以提高其工作積極性及信息調研文章質量。五是建立高效有力的督查督辦機制。加大公文督辦力度，建議鄉鎮和部門在公文處理簽上設立“是否納入督查督辦”欄，對領導確定需要進行督查督辦的事項或領導交辦的其他督辦事項，由辦公室安排專人進行跟蹤督辦，并將結果及時反饋相關領導。強化機關工作人員上下班督查（特別是鄉鎮應加強對縣級部門派駐鄉鎮機構人員上班情況的督查），對未按照上下班制度嚴格上下班的，進行通報，并將通報情況報送主要單位領導和派駐機構的主管部門領導。
（四）指導管理要到位。一是加強培訓指導。每年由縣委辦、縣政府辦組織開展1-2次全縣辦公室系統業務培訓，特別要加強對辦公室新進人員的業務培訓。當前急需進行的是公文處理和公務禮儀知識培訓。建立跟班學習制度，各單位選送辦公室工作人員到兩辦相應股室跟班學習，有針對性地提高業務能力；縣委辦、縣政府辦也應積極推薦工作人員到市級或更高一級黨委、政府辦公室跟班學習，學習上級的先進經驗和工作方法。二是加強學習交流。建立全縣辦公室系統年會制度和業務交流制度，每年由縣委辦、縣政府辦召集全縣各級各部門辦公室主任召開一次年會，總結工作，交流經驗。由各鄉鎮分片區、縣級各部門分系統每季度召開一次辦公室業務交流會，同時還可根據工作需要適時開展其他形式的業務交流會。三是落實表彰激勵。探索對全縣辦公室系統進行考核評定，逐步建立完善相關制度，以縣委辦、縣政府辦的名義，每年對先進辦公室和先進個人進行表彰。對連續擔任辦公室主任且年齡超過45歲的，建議組織部門給予其副主任科員待遇，提高其工作積極性。